Innube
Innube

Automatyzacja procesów

Czasu nie kupisz.Możesz przestać go tracić.

Przepisywanie danych z maila do arkusza, przypominanie klientom o terminach, to samo zestawienie co miesiąc. Kilka minut naraz, kilka godzin w tygodniu.

Łączymy programy, które już masz, tak żeby te czynności wykonywały się bez ludzkiej ręki.

Porozmawiajmy — bezpłatnie

Jeśli nie ma czego automatyzować, powiemy to na pierwszej rozmowie.

Co to znaczy

Zapisujemy raz kroki, które dziś ktoś powtarza ręcznie

Łączymy programy, z których już korzystasz — pocztę, formularz, arkusz, kalendarz, system księgowy — tak, żeby dane przechodziły między nimi same. Bez zmiany systemu i bez nowego oprogramowania do kupienia.

Zdejmujemy z ludzi powtarzalne czynności, żeby ich czas szedł na rozmowy z klientami i decyzje, a nie na przepisywanie. Działa to już w kilkuosobowej firmie — bez działu IT i bez wiedzy technicznej po Twojej stronie.

  • Odpisujemy na zapytania, jak znajdziemy chwilę — czasem następnego dnia.
  • Ktoś u nas przepisuje dane z PDF-ów do arkusza.
  • Zdarza się, że klient nie przyjdzie, bo zapomniał.
Cztery procesy

Co najczęściej zdejmujemy z ludzi

01

Obsługa zapytań

Żeby każde zapytanie dostało odpowiedź w minutach, nie następnego dnia.

  1. formularz, mail, wiadomość
  2. jedna lista zgłoszeń
  3. potwierdzenie do klienta
  4. powiadomienie na telefon
Co usprawnia
Zapytania z formularza, maila i wiadomości lądują na jednej liście, z osobą odpowiedzialną przy każdym. Klient dostaje potwierdzenie w kilkadziesiąt sekund, nawet gdy jesteś u innego klienta, a jeśli w ustalonym czasie nikt nie odpowie, zgłoszenie samo wraca jako przypomnienie.
Przed czym chroni
Przed zapytaniem, które utknęło w czyjejś skrzynce, i przed klientem, który w tym czasie podpisał z firmą odpowiadającą jako pierwsza — zwykle nie z najtańszą, tylko z pierwszą.
Zysk czasu
Szacunkowo 2–10 h miesięcznie
Sprawdźmy, ile zapytań u Ciebie czeka za długo
02

Przypomnienia o terminach

Żeby klient nie zapomniał o wizycie, przeglądzie ani płatności.

  1. kalendarz albo arkusz
  2. SMS z wyprzedzeniem
  3. potwierdzenie jednym kliknięciem
  4. odwołany termin znów wolny
Co usprawnia
SMS wychodzi sam z ustalonym wyprzedzeniem, klient potwierdza albo odwołuje jednym kliknięciem, a zwolniony termin od razu widać jako wolny — jest szansa go jeszcze sprzedać. Brak odpowiedzi może uruchomić sygnał, żeby zadzwonić.
Przed czym chroni
Przed pustą godziną w kalendarzu, za którą nikt nie zapłacił, i przed płatnością, o której nikt klientowi nie przypomniał.
Zysk czasu
Szacunkowo 3–6 h miesięcznie
Policzmy, ile kosztują nieodbyte terminy
03

Cykliczne raporty

Żeby zestawienie było gotowe samo, o wyznaczonej porze.

  1. dane z kilku źródeł
  2. jedno zestawienie
  3. mail w poniedziałek o ósmej
Co usprawnia
Zestawienie powstaje samo i zawsze w tym samym układzie, więc porównanie miesiąca do miesiąca zajmuje chwilę zamiast pół dnia. Trafia mailem o stałej porze, do wszystkich, którzy mają je dostać.
Przed czym chroni
Przed błędem w liczbach, który bierze się z ręcznego przepisywania, i przed decyzją podjętą na danych sprzed trzech tygodni, bo nikt nie miał czasu zrobić raportu.
Zysk czasu
Szacunkowo 4–8 h miesięcznie
Powiedz, jaki raport robisz dziś ręcznie
04

Odczyt faktur i dokumentów

Żeby nikt nie przepisywał czterech pól z każdego PDF-a.

  1. dokument z maila
  2. odczyt pól
  3. zapis w systemie
  4. nietypowe do sprawdzenia
Co usprawnia
Kwota, numer, NIP i data trafiają do systemu same, a do człowieka idzie tylko to, co nietypowe albo odczytane niepewnie. Im więcej dokumentów, tym większa oszczędność.
Przed czym chroni
Przed literówką w kwocie, która wychodzi dopiero przy rozliczeniu, i przed dokumentem, który zginął po cichu — każdy plik, którego nie udało się przetworzyć, generuje powiadomienie.
Zysk czasu
Szacunkowo 3–10 h miesięcznie, zależnie od liczby dokumentów
Sprawdzimy odczyt na Twoich fakturach

Potrzebujesz czegoś innego?

To tylko przykłady. Automatyzujemy każdą czynność, która powtarza się według schematu — przekazywanie zamówień między systemami, pilnowanie terminów umów i przeglądów, wystawianie dokumentów. Powiedz, co u Ciebie się powtarza.

Zapytaj o swój proces
Oferta

Ile to kosztuje

  • Audyt procesów490 złodliczamy od wdrożenia
  • Jeden prosty procesNajczęściej wybierana1 200 – 2 400 zł1–2 tygodnie
  • Pakiet trzech procesów3 200 – 6 000 zł2–4 tygodnie
  • Odczyt faktur i dokumentówod 2 500 złwycena po testach na Twoich plikach
  • Utrzymanie190 – 390 zł/mcmonitoring i poprawki, opcjonalne

Prosty proces to jeden przepływ między najwyżej trzema programami, bez odczytu dokumentów.

Ceny netto, plus 23% VAT. Dokładną kwotę podajemy po audycie i wpisujemy do umowy — nie zmienia się w trakcie.

Cenę w widełkach podnosi:

  • Liczba programów, które trzeba połączyć
  • Brak gotowego połączenia między nimi
  • Liczba wyjątków, które proces musi obsłużyć

Odradzimy wdrożenie, gdy proces zdarza się rzadko albo za każdym razem wygląda inaczej. Powiemy to na audycie, a nie po podpisaniu umowy.

Współpraca

Cztery kroki

  1. 01

    Rozmowa

    30 minut, bezpłatnie

    Pytamy, co się w firmie powtarza i ile czasu zajmuje.

  2. 02

    Audyt

    1-3h

    Lista procesów z ceną i kolejnością. Bez zobowiązania.

  3. 03

    Budowa i testy

    1–4 tygodnie

    Na Twoich realnych danych, nie na przykładowych.

  4. 04

    Przekazanie

    szkolenie i opis

    Konta i dostępy są Twoje od pierwszego dnia.

Pytania

To, o co pytają najczęściej

Nasz proces nie pasuje do żadnego z czterech powyżej.

To najczęstszy przypadek — te cztery to przykłady, nie lista zamknięta. Zasada jest jedna: jeśli czynność powtarza się według schematu i da się ją opisać słowami, zwykle da się ją uporządkować. Opisz swój proces w formularzu, a my powiemy, czy da się go zautomatyzować.

Czy musimy zmieniać programy, z których korzystamy?

W większości przypadków nie. Jeśli coś trzeba dołożyć, mówimy o tym razem z kosztem, zanim cokolwiek zaczniemy. Narzędzia zewnętrzne to zwykle 0–200 zł miesięcznie po Twojej stronie.

Jak dokładny jest automatyczny odczyt faktur?

Żaden system odczytu nie jest bezbłędny. Przed rozpoczęciem ustalamy na piśmie, jaki poziom poprawności uznajemy za wystarczający i jaka część dokumentów trafia do ręcznego sprawdzenia. Sprawdzamy to na Twoich dokumentach.

Co, jeśli automatyzacja przestanie działać?

Każde rozwiązanie zgłasza własne awarie, więc dowiesz się od razu, a nie po kwartale. Naprawy prowadzimy w ramach utrzymania albo rozliczamy pojedynczo, zawsze z podanym terminem i ceną.

Co zostaje u nas po zakończeniu pracy?

Wszystkie konta, dostępy i subskrypcje zakładamy na Twoją firmę od pierwszego dnia. Do tego opis na piśmie: co zostało zbudowane, jak działa i co zrobić, gdy przestanie — na tyle dokładny, żeby przejął to ktoś inny.

Czego potrzebujecie od nas i co z danymi?

Dostępów do programów, których dotyczy proces, i kilku godzin czasu osoby, która dziś robi to ręcznie. Domyślnie pracujemy na narzędziach z serwerami w Unii Europejskiej, a przy danych osobowych podpisujemy umowę powierzenia.

Kontakt

Porozmawiajmy — bez zobowiązań

Nie trzeba się przygotowywać. Wystarczy opowiedzieć, jak wygląda zwykły tydzień w firmie i co w nim najbardziej męczy.

+48 000 000 000kontakt@innube.pl

Odpowiadamy w 24 h w dni robocze